Spain Annex to G2's Whistleblowing Policy

Objeto y ámbito de aplicación. Nubera Internet S.L. (Nubera) dispone de un Sistema Interno de Información (el “Sistema Interno de Información”) que permite a cualquier persona amparada por la Ley 2/2023 comunicar, de buena fe, información sobre (i) infracciones del Derecho de la UE incluidas en su ámbito y (ii) infracciones penales o administrativas graves o muy graves del ordenamiento jurídico español. Nubera protege a las personas informantes frente a represalias y preserva la confidencialidad. El Sistema Interno de Información está supervisado por la Persona Responsable (Responsable del Sistema) conforme a la Ley 2/2023.

Personas legitimadas para informar. Están amparados los empleados (incluidos extrabajadores), candidatos, autónomos, contratistas y proveedores, accionistas, miembros de órganos de administración o supervisión, becarios, voluntarios y quienes asistan a la persona informante, conforme a la Ley 2/2023.

Canales disponibles.

• • Canal interno: Las comunicaciones pueden realizarse por escrito a través del portal de EasyLlama o verbalmente (incluido por teléfono o mediante mensajería de voz). A solicitud, Nubera concertará una reunión presencial en un plazo razonable. Se admiten comunicaciones confidenciales y, si se prefiere, anónimas. Las comunicaciones pueden realizarse en español o inglés.
  • Canales externos: También puede informarse externamente ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante (AIPI) aquí o ante cualesquiera autoridades regionales competentes, en particular la Oficina Antifraude de Cataluña (aquí).

Acuse de recibo, plazos y comunicaciones. Nubera acusará recibo en un plazo de siete (7) días naturales (salvo renuncia del informante o riesgo para la confidencialidad). Nubera evaluará las comunicaciones y determinará las actuaciones apropiadas, incluida la investigación cuando proceda, y facilitará respuesta en un plazo de tres (3) meses desde el acuse de recibo (prorrogable hasta tres (3) meses adicionales en casos complejos). Se mantendrá comunicación bidireccional, también con informantes anónimos a través del portal de EasyLlama. La investigación del expediente es gestionada por un Senior Corporate Counsel que, tal y como se indica en la sección posterior, ha sido nombrado por el administrador único de Nubera como Responsable. Recursos Humanos participará en función de las necesidades cuando surjan cuestiones laborales o disciplinarias. En todo caso, la decisión final sobre el expediente de denuncia interna es adoptada por el Responsable.

Responsable del Sistema Interno de Información. El administrador único de Nubera ha designado a un Senior Corporate Counsel de G2.com, sociedad matriz de su grupo societario, como responsable del Sistema Interno de Información (el Responsable).

En todo lo relativo a la aplicación de las disposiciones que regulan el Sistema de Información Interna, el Responsable ejercerá sus funciones de forma independiente y autónoma respecto de los órganos de Nubera, no podrá recibir instrucciones de ningún tipo y deberá contar con todos los recursos personales y materiales necesarios para su desempeño. Como parte de sus responsabilidades, el Responsable llevará un registro de las comunicaciones recibidas (véase más abajo) y de los expedientes de investigación a los que den lugar, garantizando en todo momento la confidencialidad de la información.

Confidencialidad y anonimato. La identidad del informante y de las personas afectadas es confidencial y no se revelará salvo a autoridades judiciales o fiscales cuando sea legalmente exigible. Se admiten y tramitan comunicaciones anónimas.

Garantías y posibles delitos. Nubera respetará las garantías de las personas afectadas y, cuando los hechos pudieran ser constitutivos de delito, informará al Ministerio Fiscal cuando sea exigido por la legislación aplicable.

Prohibición de represalias. Se prohíben y son nulas las represalias contra el informante o quienes le asistan durante los dos (2) años siguientes a la finalización del procedimiento (plazo ampliable por la autoridad competente). Incluye, entre otras, el despido, la degradación, la inclusión en listas negras, el perjuicio reputacional o la denegación de formación, salvo que estén objetivamente justificadas y sean ajenas a la comunicación.

Medidas de apoyo y protección conforme a la Ley 2/2023. Las personas que comuniquen infracciones comprendidas en el ámbito de aplicación de esta política y de acuerdo con los procedimientos aplicables podrán acceder a las medidas de apoyo previstas por las autoridades públicas en virtud de la Ley 2/2023, que incluyen: (i) información y asesoramiento gratuitos e independientes sobre los procedimientos, recursos y medidas de protección disponibles; (ii) asistencia efectiva de las autoridades competentes en cuestiones relacionadas con la protección frente a represalias, incluida la certificación de la condición de persona protegida; (iii) asistencia jurídica en los procesos penales y civiles transfronterizos de conformidad con el Derecho de la Unión Europea; y (iv) en circunstancias excepcionales, apoyo económico y psicológico, según determine la AIPI.

En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por el informante, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con la Ley 2/2023 y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.

Registro de comunicaciones. Nubera mantendrá un registro de todas las comunicaciones y consultas que reciba a través del Sistema Interno de Información, cumpliendo en todo momento con los requisitos de confidencialidad establecidos y durante el tiempo estrictamente necesario y proporcionado para cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias.

Protección de datos. Nubera trata los datos personales del Sistema Interno de Información para cumplir obligaciones legales y/o por razón de interés público al amparo de la Ley 2/2023 y el RGPD. EasyLlama actúa como encargado del tratamiento por cuenta de Nubera para la operación del portal de comunicaciones.

La información no admitida a tramitación se suprime del canal interno en un plazo de tres (3) meses o se anonimiza para evidenciar el funcionamiento del sistema. No obstante, si fuera necesario tratar los datos personales durante un período más prolongado para poder continuar la investigación o, en su caso, porque se considere necesario iniciar las acciones legales correspondientes, los datos se conservarán, pero separados del resto de datos recabados a través del Sistema Interno de Información, mientras resulte necesario para la finalización de la investigación o para la adopción por parte de Nubera de las acciones oportunas. Podrá mantenerse un registro/libro-registro confidencial de comunicaciones e investigaciones hasta un máximo de diez (10) años, cuando sea necesario para cumplir obligaciones legales.

El acceso se limita estrictamente a los roles designados, de acuerdo con los términos de la Ley 2/2023.

Para cumplir con las finalidades descritas anteriormente, el responsable del tratamiento podrá permitir el acceso a los datos personales a: (i) aquellos departamentos de su grupo empresarial que resulten relevantes para la tramitación de la comunicación y, en su caso, para la investigación y adopción de posibles medidas respecto de la conducta comunicada; y (ii) jueces y tribunales, el Ministerio Fiscal, así como las Administraciones Públicas cuando ello sea requerido como consecuencia de la investigación que pueda iniciarse.

Derechos de las personas interesadas. Las personas cuyos datos personales sean tratados en el marco del Sistema Interno de Información podrán ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento y oposición, de conformidad con la normativa aplicable en materia de protección de datos. Estos derechos podrán verse limitados cuando sea necesario para preservar la confidencialidad del proceso de comunicación o para proteger los derechos de otras personas, incluida la identidad de la persona informante. Las solicitudes podrán presentarse a través de los canales habituales de protección de datos de Nubera, conforme a lo previsto en su política general de privacidad.

Contacto y acceso. Acceda al Sistema Interno de Información a través del portal de EasyLlama enlazado en la página de inicio del sitio web de Nubera (Canal Interno de Información / Whistleblowing Channel). Para solicitar una reunión presencial, utilice el portal o siga las instrucciones allí indicadas para contactar con la Persona Responsable.